จัดออฟฟิศรับโควิด-19

 เมื่อมนุษย์เผชิญวิกฤติโควิดและต้องปฏิบัติตามมาตรการการเว้นระยะห่างจากสังคมเพื่อลดความเสี่ยงจากการแพร่เชื้อทำให้มีการเปลี่ยนแปลงหลายต่อหลายอย่างในสถานที่ทำงาน รวมทั้งการจัดสถานที่ทำงานที่ต้องไม่เอื้ออำนวยให้มีการแพร่เชื้อโรค การจัดที่นั่งของพนักงานแบบเปิดโล่งแบบที่นิยมกันในยุคหลังจึงไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ของโรคระบาด

มาตรการเว้นระยะห่างทางสังคมจากพิษของโควิด-19 ทำให้ผู้คนต้องปรับตัวเพื่อให้สามารถใช้ชีวิตใกล้เคียงกับวิถีที่คุ้นเคย แม้จะมีความยากลำบากอยู่บ้างแต่ก็ไม่ได้เป็นอุปสรรคหนักหนาสำหรับมนุษย์ที่สามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ต่างๆได้อย่างดีเยี่ยมแต่อย่างใด

พนักงานออฟฟิศ คือ คนกลุ่มใหญ่ที่ต้องปรับตัวในภาวะวิกฤติ เพราะวิถีการทำงานของคนจำนวนหนึ่งต้องปรับเปลี่ยนไป นอกจากวิธีทำงานที่บ้านผ่านอุปกรณ์เทคโนโลยีซึ่งเรียกว่า Telecommuting ซึ่งเป็นแนวคิดตั้งแต่ปี 1973 แล้ว มาตรการต่างๆของแต่ละหน่วยงานที่สนับสนุนมาตรการเว้นระยะห่างจากสังคม เป็นต้นว่า การสลับวันทำงาน การเหลื่อมเวลาทำงานและการจัดโต๊ะ เก้าอี้ ในสถานที่ทำงาน เริ่มเห็นเป็นรูปธรรมในหลายประเทศจากพิษของโควิด-19

ใครที่เคยทำงานออฟฟิศในยุคก่อนคงจำได้ว่า กระแสการจัดโต๊ะเก้าอี้ของสถานที่ทำงานยุคใหม่ในตอนนั้นมักจะถูกออกแบบในลักษณะเอื้ออำนวยให้เป็นการทำงานแบบตัวใครตัวมันด้วยการถูกกั้นด้วยแผ่นกั้นที่เรียกว่า พาร์ทิชั่น (Partition) ล้อมเป็นคอกเล็กๆลักษณะเป็นกล่องพอที่จะให้คนคนเดียวเข้าไปนั่งทำงานและเว้นเพียงช่องประตูให้เข้าไปนั่งทำงานได้ แทนการจัดโต๊ะเก้าอี้สมัยโบราณแบบเปิดโล่ง

การจัดที่นั่งลักษณะดังกล่าวมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิด ความเป็นส่วนตัว ลดการรบกวน รวมทั้งมีความคล่องตัวในการเคลื่อนย้าย อันเป็นแนวคิดการจัดพื้นที่การทำงานแบบกึ่งปิดที่เริ่มใช้ตั้งแต่ยุค 1960 เป็นต้นมาและยังคงมีให้เห็นทั้งในเมืองไทยและหลายประเทศจนถึงทุกวันนี้

อย่างไรก็ตาม การทำงานภายในฉากพาร์ทิชั่น ทำให้พนักงานมีความรู้สึกเหมือนว่า ถูกบังคับให้อยู่ในวินัยมากเกินไป ดูน่าเบื่อหน่าย และเป็นการลิดรอนสิทธิส่วนบุคคลในการสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ด้วยเหตุดังกล่าวหลายบริษัทจึงปรับเปลี่ยนรูปแบบของสถานที่ทำงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบรรดาสตาร์ทอัพใน Silicon Valley ได้เริ่มใช้แนวคิด สถานที่ทำงานแบบเปิด เพื่อกระตุ้นให้พนักงานเกิดความร่วมมือระหว่างกันมากยิ่งขึ้น ซึ่งเชื่อว่าจะทำให้งานมีประสิทธิภาพและสร้างความสุขให้พนักงานมากกว่าการนั่งทำงานเงียบๆโดยลำพัง

มาร์ค ซัคเคอร์เบิร์ก แห่ง Facebook หนึ่งในผู้สนับสนุนแนวคิดสถานที่ทำงานแบบเปิดเคยกล่าวไว้เมื่อหลายปีก่อนว่า “พวกเราทำงานกันบนโต๊ะในที่เปิด การออกแบบนี้มีไอเดียมาจากว่า ผังสำนักงานที่เปิดจะช่วยให้ผู้คนสามารทำงานได้อย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น มันเอื้อให้คนสามารถแลกเปลี่ยนความเห็นและสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะทำให้ความร่วมมือกันดีขึ้น เราคิดว่านี่คือกุญแจที่จะนำบริการที่ดีที่สุดสำหรับผู้คนในชุมชน”

คำพูดของ มาร์ค ซัคเคอร์เบิร์ก สอดคล้องกับผลการศึกษาของ ศาสตราจารย์ Alex Pentland แห่ง สถาบันเทคโนโลยี MIT ประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งพบว่าความใกล้ชิดของเพื่อนร่วมงาน (Proximity) คือปัจจัยหลักของความคิดริเริ่มสร้างสรรค์และความพึงพอใจในงาน จึงเชื่อว่า ถ้าสามารถทำให้เพื่อนร่วมงานมีความใกล้ชิดกันยิ่งขึ้นก็จะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนและแบ่งปันสิ่งที่แต่ละคนมีอยู่ซึ่งกันและกัน เช่น ความรู้ ทัศนคติ นิสัยการทำงาน รวมไปถึงการสนับสนุนต่อสังคม เป็นต้น ดังนั้นงานบางประเภทที่มีการทำงานใกล้ชิดกันของเพื่อนร่วมงานจึงให้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจกว่าการนั่งทำงานอย่างเงียบๆเพียงคนเดียว

ศาสตราจารย์ Alex Pentland ได้ทำการทดลองเพื่อศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างความใกล้ชิดของพนักงานกับประสิทธิภาพของงาน โดยใช้ พนักงานศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า (Call center) ของธนาคารแห่งอเมริกา(Bank of America) จำนวน 80 คนเป็นตัวอย่างทดลองและใช้เครื่องมือวัดที่เรียกว่า Sociometer (เครื่องมือวัดพฤติกรรมที่มนุษย์แสดงออก เช่น ใครคุยกับใคร เดินไปไหนบ้าง ฯลฯ ) ทำการวัดพฤติกรรม(โดยไม่ระบุตัวตน) เมื่อผ่านกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลที่เรียกว่า Reality mining พบว่า “ความใกล้ชิด” โดยเฉพาะอย่างยิ่งความใกล้ชิดในลักษณะการสื่อสารระหว่างกันแบบเผชิญหน้า(Face-to-face interaction) เป็นปัจจัยสำคัญที่มีความสัมพันธ์กับความคิดริเริ่มสร้างสรรค์และสัมพันธ์กับการลดลงของความเครียดของพนักงาน ซึ่งตรงกันข้ามกับนโยบายของ ศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า หลายแห่งที่พยายามแยกไม่ให้พนักงานพูดคุยกันเพราะกลัวเสียเวลาในการทำงาน แต่ผลจากการศึกษาของศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า ของธนาคารแห่งอเมริกากลับพบสิ่งตรงกันข้ามเพราะการส่งเสริมให้พนักงานได้พูดคุยกันมากขึ้นนั้น เป็นผลดีต่องานมากกว่านโยบายการแยกพนักงานออกจากกันและทำให้ระยะเวลาสนทนากับผู้ใช้บริการลดลง ซึ่งมีผลต่อจำนวนพนักงานที่บริษัทต้องจ้างอีกด้วย 

นอกจากนี้ ยังมีการศึกษาเรื่องการจัดเวลาพักของพนักงานบางกลุ่มโดยทดลองให้พนักงานกลุ่มนั้นพักในเวลาเดียวกัน ซึ่งคาดหวังว่าจะเพิ่มความใกล้ชิดของสมาชิกในทีมให้มากขึ้น ผลการศึกษาพบว่า พนักงานในกลุ่มที่ทำการศึกษามีอัตราการลาออกของพนักงานต่อปีอยู่ที่ตัวเลขราว 12 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งต่ำกว่าตัวเลขของ ศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า ทั่วไปในสหรัฐอเมริกาซึ่งมีตัวเลขอยู่ราว 40 เปอร์เซ็นต์และจากผลการวิเคราะห์ข้อมูลจาก Sociometer ของทีมที่ทำการศึกษาพบว่าด้วยวิธีการดังกล่าวทำให้ความใกล้ชิดของทีมงานเพิ่มขึ้นราว 18 เปอร์เซ็นต์ 

การเพิ่มความใกล้ชิดของพนักงานใน ศูนย์บริการข้อมูลลูกค้า ประมาณการว่าจะช่วยให้ ศูนย์บริการข้อมูลลูกค้าของธนาคารแห่งอเมริกา ประหยัดรายจ่ายลงราว 15 ล้านเหรียญหรือราว 450 ล้านบาท ซึ่งนับว่าเป็นตัวเลขที่น่าสนใจและหากปฏิบัติอย่างจริงจังน่าจะลดรายจ่ายของผู้ประกอบการลงได้จำนวนมาก

นอกจากการศึกษาพฤติกรรมของพนักงานในศูนย์บริการข้อมูลลูกค้าแล้ว ยังสามารถนำประโยชน์ของการวัดพฤติกรรมของพนักงาน(โดยไม่ระบุตัวตน)ไปปรับใช้เพื่อหาความสัมพันธ์ของพนักงานในส่วนงานอื่นๆของบริษัททั่วๆไป รวมทั้งสามารถนำไปใช้พิจารณาการออกแบบสถานที่นั่งทำงานให้เหมาะสมได้ด้วย

ด้วยเหตุผลสนับสนุนถึงข้อดีในการออกแบบสถานที่ทำงานแบบเปิด จึงทำให้บริษัทเทคโนโลยีจำนวนมากได้ปรับเปลี่ยนรูปแบบของสถานที่ทำงานจากที่เคยอยู่ในกล่องแบบปิด มาเป็นสถานที่ทำงานแบบเปิด ทำให้พนักงานมีโอกาสได้พูดคุยและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้มากขึ้น ลดความเป็นทางการในกระบวนการทำงานลง รวมทั้งเพิ่มความรู้สึกในการอยู่ในประชาคมเดียวกันมากขึ้นกว่าการถูกปิดกั้นด้วยกำแพงพาร์ทิชั่น

เมื่อมนุษย์เผชิญวิกฤติโควิดและต้องปฏิบัติตามมาตรการการเว้นระยะห่างจากสังคมเพื่อลดความเสี่ยงจากการแพร่เชื้อทำให้มีการเปลี่ยนแปลงหลายต่อหลายอย่างในสถานที่ทำงาน รวมทั้งการจัดสถานที่ทำงานที่ต้องไม่เอื้ออำนวยให้มีการแพร่เชื้อโรค การจัดที่นั่งของพนักงานแบบเปิดโล่งแบบที่นิยมกันในยุคหลังจึงไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ของโรคระบาด

แนวคิดสถานที่ทำงานแบบกล่อง จึงถูกนำมาใช้อีกครั้ง และพาร์ทิชั่นได้กลับมามีบทบาทสำคัญสำหรับที่ทำงานใหม่เพื่อลดระยะห่างทางสังคมและลดโอกาสแพร่เชื้อโควิดของพนักงาน

สถานที่ทำงานช่วงเผชิญกับโควิดจึงเหมือนการย้อนยุคกลับไปสู่บรรยากาศของที่ทำงานเมื่อหลายสิบปีก่อนและที่ทำงานในฝันแบบเปิดที่หลายต่อหลายบริษัทอยากจะเห็นในอนาคตจึงต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบกลับไปสู่ยุคเดิม แต่มีการเพิ่มความทันสมัย พร้อมทั้งเพิ่มปัจจัยช่วยลดความเสี่ยงจากการติดเชื้อโควิดมากขึ้น เป็นต้นว่า

- ขยายทางเดินภายในสำนักงานให้กว้างขวางขึ้น

- ปรับปรุงระบบกรองอากาศและระบบระบายอากาศให้หมุนเวียนดีขึ้น

- พัฒนาปุ่มกดลิฟต์ให้เป็นระบบไม่ใช้มือสัมผัสหรือใช้อุปกรณ์ช่วยสัมผัส

- ลดการประชุมโดยใช้การประชุมผ่าน Video conference 

- ใช้วัสดุสำนักงานที่ลดการสะสมของเชื้อโรค 

- ใช้เทคโนโลยีติดตามพฤติกรรมการสัมผัสบุคคลที่มีความเสี่ยง(Contact tracing tool)

- จัดทำแบบประเมินความเสี่ยงสำหรับพนักงานก่อนมาทำงาน

- จัดให้มีพนักงานอนามัยคอยตรวจตราสถานที่ทำงานอย่างเคร่งครัด ฯลฯ 

โควิด -19 และมาตรการเว้นระยะจากสังคมทำให้รูปแบบของการทำงานของพนักงานออฟฟิศต้องปรับเปลี่ยนครั้งใหญ่และถือเป็นโอกาสทองของผู้มีอาชีพออกแบบและปรับปรุงสำนักงาน ในขณะเดียวกันอาจทำให้ พนักงานจำนวนหนึ่งโดยเฉพาะคนรุ่นใหม่ในหลายบริษัทที่เคยมีความอิสระในการทำงานและใช้ชีวิตแบบเสรีในที่ทำงาน และไม่คุ้นเคยกับที่ทำงานแบบปิดเกิดความอึดอัดและไม่เป็นอิสระดังแต่ก่อน 

การกลับเข้าไปใช้ชีวิตภายใต้พาร์ทิชั่น แม้ว่าจะสูญเสียอิสระในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานไปบ้าง แต่เป็นความจำเป็นที่ไม่มีทางเลือก หากต้องการทำงานร่วมกับผู้อื่นในภาวะที่ไม่ปกติและการปรับเปลี่ยนรูปแบบสถานที่ทำงานครั้งนี้อาจเป็นการทดสอบสำคัญถึงความพึงพอใจระหว่างทฤษฎีการทำงานแบบเปิดโล่งกับทฤษฎีการทำงานแบบปิด ว่าทฤษฎีไหนจะให้ผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจแก่ผู้บริหารและให้ความสุขในการทำงานแก่พนักงานออฟฟิศมากกว่ากัน

อ้างอิงจาก

1. https://www.wired.com/story/cubicle-is-back-blame-thank-coronavirus/

2. https://mgronline.com/onlinesection/detail/9580000104444

3. Sociometer เครื่องวัดสัญญาณจากมนุษย์ วารสารเทคนิค ฉบับที่ 392 พฤศจิกายน 2558

4. https://www.cnbc.com/2020/04/27/after-coronavirus-the-office-of-the-future-is-the-office-of-the-past.html

ภาพประกอบ
https://www.wired.com/story/cubicle-is-back-blame-thank-coronavirus/