เลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid อย่างไรให้งานออกมาดีสุด!
ปัจจุบันนี้การจัดประชุม Hybrid ได้กลายมาเป็นรูปแบบการจัดประชุมที่ได้รับความนิยมมากขึ้นตั้งแต่ผ่านพ้นสถานการณ์ COVID-19 เป็นต้นมา เพราะเป็นรูปแบบการประชุมที่ทั้งสะดวกและทันสมัย ตอบโจทย์ผู้เข้าร่วมประชุมให้สามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่ ทุกเวลา รองรับไลฟ์สไตล์การใช้ชีวิตและการทำงานในยุค Next Normal เป็นอย่างยิ่ง สำหรับใครที่สนใจการจัดประชุมในรูปแบบนี้ วันนี้เราจะมาแนะนำหลักการเลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด ติดตามกันได้เลย
การจัดประชุม Hybrid คืออะไร
ก่อนที่เราจะไปดูกันว่า จะมีวิธีอย่างไรในการเลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid ให้ตอบโจทย์กับความต้องการ และให้งานออกมาดีที่สด เรามาสรุปกันสั้น ๆ สักนิดว่า การจัดประชุม Hybrid คืออะไร ซึ่งการจัดประชุม Hybrid นั้น ก็คือรูปแบบการประชุมที่ผสมผสานระหว่าง Online และ Offline โดยที่การจัดแบบ Offline นั้นจะจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมให้ไม่แอดอัดจนเกินไป และมีการวางระบบถ่ายทอดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแบบ Online สามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง ไม่ต้องห่วงกับพื้นที่การประชุมที่มีจำกัด และยังลดความเสี่ยงจากจำนวนคนที่แออัดได้อีกด้วย ด้วยจุดเด่นเหล่านี้จึงทำให้การประชุมแบบ Hybrid กลายเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลาย และยังช่วยเสริมประสิทธิภาพการประชุมให้ออกมาดีขึ้น พร้อมรองรับจำนวนผู้เข้าประชุมได้มากขึ้นอีกด้วย
เลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid อย่างไรให้งานออกมาตรงใจมากที่สุด
เพราะการจัดประชุมแบบ Hybrid นั้นเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญและต้องมีเครื่องมือที่มีคุณภาพ เพื่อให้สามารถถ่ายทอดการประชุมออกไปได้อย่างราบรื่น ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับข้อมูลที่ชัดเจน มีภาพและเสียงที่คมชัด เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมจากทุกที่ให้ได้มากที่สุด ดังนั้นการเลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid ที่มีความเชี่ยวชาญ มีประสบการณ์ในการจัดงานมาก่อนแล้ว และมาพร้อมกับเครื่องมือที่ครบครันแบบครบวงจร ให้องค์กรไม่ต้องไปวิ่งหาซื้อหรือเช่าอุปกรณ์เพิ่ม จึงเป็นปัจจัยที่จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการประชุมออกมาได้อย่างดี และได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากการประชุม ซึ่งจะมีหลักในการพิจารณาเลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid อย่างไรนั้น เรามาดูกันเลย
- เลือกจากประสบการณ์ในการให้บริการ โดยดูว่าผู้ให้บริการเจ้านั้นเปิดบริการมาแล้วกี่ปี มีประสบการณ์ในการจัดการประชุมหรือ Event ให้กับธุรกิจมามากน้อยแค่ไหน และเคยร่วมงานกับธุรกิจใดมาแล้วบ้าง
- เลือกจากความพร้อมของอุปกรณ์ โดยควรเป็นผู้ให้บริการที่มีอุปกรณ์ต่าง ๆ ครบครัน เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งาน
- เลือกจากรูปแบบการให้บริการ โดยควรมีทีมงานที่พร้อมให้คำปรึกษา แนะนำ จัดอุปกรณ์ ทดสอบการถ่ายทอด และคอยดูแลจนจบการประชุม เพื่อให้งานออกมาราบรื่นมากที่สุด รวมถึงหากเกิดปัญหาใด ๆ ก็จะสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที
และทั้งหมดนี้ก็คือปัจจัยหลัก ๆ ที่ควรพิจารณาในการเลือกผู้ให้บริการจัดประชุม Hybrid ที่จะช่วยให้องค์กรจัดการประชุมออกมาได้ราบรื่น ซึ่งต้องบอกเลยว่า หากองค์กรใดที่มีแพลนจะจัดการประชุม Event หรือสัมมนา การเลือกจัดในรูปแบบ Hybrid นั้น ก็เป็นทางเลือกที่ใช่และตอบโจทย์ความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ในปัจจุบันนี้ได้อย่างมากทีเดียว